Co dělat s papírovými dokumenty podle GDPR
Evropská unie (EU) změnila pravidla ochrany osobních údajů
Evropské obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se stalo zákonem v celé Evropě dne 25. května 2018. Tato nová pravidla platí napříč všemi orgány veřejné moci až po malé a střední podniky.
Na nakládání s osobními údaji se vztahuje GDPR. Osobní údaje jsou všechny údaje týkající se žijící fyzické osoby, kterou lze z těchto údajů identifikovat. Zamyslete se nad jmény, adresami, e-mailovými adresami, rodnými čísly, čísly bankovních účtů atd.
Nedodržení může mít za následek pokutu až 4 % vašeho celosvětového obratu nebo 20 milionů EUR, podle toho, co je vyšší – a také poškozenou pověst vašeho podnikání. Vaše organizace si nemůže dovolit riskovat s osobními údaji, které vlastní.
Podniky musí zavést technická a organizační opatření, aby zajistily bezpečné zpracování dat. To platí pro všechny osobní údaje, ať už jsou uchovávané v elektronické podobě nebo jako papírové dokumenty.
Co dělat s papírovými dokumenty podle GDPR?
Kromě zabezpečení vašich elektronických dat byste měli do svých zásad ochrany dat zahrnout také papírové dokumenty.
Dokumenty s daty, které již nepotřebujete uchovávat, je třeba bezpečným způsobem zničit skartací.
Dokumenty, které stále potřebujete uchovávat, musí být uloženy tak, aby je bylo možné v případě potřeby snadno dohledat a najít.
Citlivé dokumenty musí být uloženy v uzamčených skříních a přístup k nim musí být omezen na určitý počet osob v podniku.
Nezapomeňte na dočasné pracovníky a pracovníky z domova – zahrňte je do svých zásad a také, jak by měli chránit dokumenty a data, která vlastní.
JSOU VAŠE PAPÍROVÉ ÚDAJE V SOULADU s GDPR?
V květnu 2018 se změnily zákony o ochraně osobních údajů a zákonem se stalo obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). To znamená, že podniky musí mít zavedena příslušná bezpečnostní opatření k ochraně veškerých osobních údajů, které uchovávají . Citlivé nebo důvěrné papírové dokumenty s osobními údaji musí být bezpečně zničeny, když již nejsou potřeba. Pouhé vyhození těchto typů dokumentů do koše vás může vystavit riziku úniku dat a následky mohou být katastrofální.
Osobními údaji se rozumí jakékoli informace, které mohou pomoci identifikovat osobu s podrobnostmi, mimo jiné: Jména, podrobnosti o umístění, identifikační čísla a kontaktní údaje.
Pokud jde o zabezpečení dat u papírových dokumentů, které již nepotřebujete, není větší klid než použít skartovačku k jejich bezpečnému zničení. Skartovačky Fellowes bezpečně ničí papírové dokumenty, takže tištěná data, která již nepotřebujete, již nelze číst ani k nim mít přístup. Takže to můžete vždy zachovat jako důvěrné.
Nedávný výzkum Fellowes ukazuje, že:
- Téměř 50 % lidí v kanceláři nepoužívá k likvidaci důvěrných dokumentů s osobními údaji skartovačku.
- Více než 50 % lidí vidí důvěrné informace nebo osobní údaje ponechané bez dozoru v kanceláři.
- Více než 55 % lidí neví, že dodržování GDPR je odpovědností každého.
Převezměte kontrolu a podnikněte kroky k zachování důvěrnosti pomocí těchto tipů:
- Všechny již nepotřebné dokumenty zlikvidujte jejich skartováním
- Nenechávejte důvěrné dokumenty volně ležet
- Dokumenty s osobními údaji nelikvidujte nedbale, i když je párkrát přetrhnete!
- Ujistěte se, že máte po ruce spolehlivý skartovač papíru, který bezpečně skartuje dokumenty s jakýmikoli osobními údaji
- Jako minimum společnost Fellowes doporučuje používat skartovač s příčným řezem pro zvýšení bezpečnosti (ÚROVEŇ DIN 3-4)